Stockage d’archives : pourquoi externaliser son archivage ?
En tant que chef d'entreprise, vous avez pour obligation légale de conserver vos documents sous forme d'archives physiques et numériques.
Et bien que l'archivage numérique se soit largement développé ces dernières années, archiver des documents papier reste encore une obligation légale, avec toutes les contraintes que cela comporte !
Alors, pour ne pas entasser des cartons ou boîtes d'archives dans leurs armoires à fournitures, de nombreuses entreprises aménagent un espace de rangement dédié dans leurs locaux. Mais au-delà du manque de place, organiser le stockage de cette façon peut parfois s'avérer problématique notamment pour retrouver les bons documents quand on en a besoin ! Les archives s’entassent et sont souvent mal rangées dans les armoires pour optimiser l’espace.
Heureusement, il existe d'autres solutions alternatives. Vous pouvez par exemple opter pour la location d'un box de stockage à Tourcoing. Pratiques, économiques et sécurisés, ces box à louer sont parfaits pour entreposer du matériel en toute sérénité !
Revenons en détail sur les principaux avantages de ce mode d'entreposage.
Les avantages financiers
Tous comme les garde-meubles sont utiles pour stocker les meubles et effets personnels à moindre coût, la location d’un box de stockage individuel et sécurisé au sein d’un centre de self-stockage permet de stocker les archives de manière optimale et à moindre coût.
Il vous suffit de choisir la capacité de stockage en fonction de vos besoins, et vous louez uniquement cette surface : pas de frais de dossier, de taxes ou autres frais annexes. La surface du box loué dépendra de votre volume d’archives à stocker mais également de la manière dont vous souhaitez aménager votre espace de stockage pour consulter facilement vos archives quand vous en avez besoin : sur étagères, sur palettes, dans des boîtes d’archives…
Chez Nordbox, nos solutions de stockage pour particuliers et professionnels sont accessibles à partir de 39 € TTC par mois, sans engagement et sans frais supplémentaires. Et si vous optez pour un stockage longue durée, vous bénéficierez de tarifs préférentiels !
Par ailleurs, nos centres de self-stockage à Roncq et à Tourcoing sont légèrement excentrés par rapport à la ville, ce qui nous permet d'afficher des prix très compétitifs.
Chaque entrepôt reste néanmoins facile d'accès, à 10 minutes de Lille et à proximité directe des grands axes autoroutiers.
Une meilleure conservation de vos archives dans la durée
Les archives des entreprises, en plus de constituer un nombre de documents assez conséquents, doivent être conservées pendant une durée spécifique.
Certains contrats doivent ainsi être gardés pendant 2 à 5 ans, tandis que d'autres doivent l'être pendant 10 ans ! C'est pourquoi il est essentiel de trouver un entrepôt de stockage propre et sain pour garantir la bonne conservation des archives dans la durée.
La location d'un box de stockage à Roncq ou à Tourcoing vous permettra ainsi d'archiver vos documents dans des conditions de stockage optimales. Vous pourrez les consulter quand vous le souhaitez en accès-libre 7j/7, sans risque de les détériorer.
Chaque espace de stockage au sein de nos centres garantit des conditions de conservation optimales pour vos archives, en termes de température, lumière, humidité, etc. En entreposant vos archives dans vos propres entrepôts, vous prenez le risque qu'elles se détériorent au fil du temps. Au bout de quelques années à peine, vos documents risquent alors de devenir fragiles, voire illisibles.
La location d'un box à Tourcoing vous permettra à l'inverse de bénéficier d'un stockage optimal, grâce à une température et un taux d'humidité parfaitement maitrisés.
Les box de stockage pour les professionnels sont également parfaits pour éviter la prolifération de bactéries. Quel meilleur endroit pour stocker vos archives ?
Une sécurité optimale pour vos archives les plus sensibles
S'il est un point fondamental à prendre en compte pour le stockage des archives, il s'agit bien de la sécurité.
Les entreprises possèdent en effet de nombreux documents importants, voire confidentiels, qu'il est nécessaire de garder en lieu sûr.
Les stocker au sein même de l'entreprise peut alors s'avérer problématique : de nombreuses personnes, parfois extérieures à l'entreprise, circulent en effet au sein des locaux.
Externaliser vos archives dans un espace de stockage sûr à Tourcoing vous permettra alors d'en restreindre l'accès : seules les personnes autorisées et vous-même pourrez y accéder.
Et pour garder vos documents en toute sécurité, sachez que nos centres de self-stockage sont placés sous vidéosurveillance 24h/24. Des alarmes anti-intrusion ont également été installées, vous permettant ainsi de garder l'esprit tranquille en toute circonstance.
Pour finir, les espaces de stockage sont bien évidemment équipés de détecteurs pour prévenir des incendies.
Choisir un box à louer chez Nordbox, c'est donc l'assurance de bénéficier d'un service de qualité, flexible et entièrement sécurisé.
Un véritable gain d'espace dans vos locaux
Vous avez dû vous en rendre compte : gérer le patrimoine documentaire d'une entreprise nécessite un grand espace de stockage. Car si certains documents peuvent être conservés au format numérique, ce n'est pas le cas pour tous !
C'est d'ailleurs pour cette raison que de nombreuses entreprises du Nord se sont mises en quête d'une solution d’archivage externalisée. Faute d'espace dans leurs propres locaux, elles peuvent ainsi stocker l'ensemble de leurs documents dans un espace dédié.
En choisissant de délocaliser vos archives, vous pourrez alors gagner de la place au sein de vos propres locaux. Et ce nouvel espace disponible vous apportera de nombreux avantages !
Vous pourrez par exemple l'utiliser pour aménager un bureau de travail, ou selon vos besoins, pour stocker du matériel.
Sans compter qu'au fil des années, vous aurez besoin de toujours plus de place pour vos archives. Alors, même si vous possédez aujourd'hui une pièce dédiée, rien ne dit que votre espace sera suffisant dans les années à venir.
Alors, pourquoi ne pas opter dès à présent pour la location d'un box à Tourcoing ou Roncq chez Nordbox ? Vous aurez tout à y gagner !
Plus d'efficacité au quotidien pour votre personnel
Comme nous l'avons vu, entreposer des archives au sein d'une entreprise nécessite un certain nombre de ressources, notamment en termes de fournitures et de personnel.
Or, si l'archivage est indispensable, il constitue pour de nombreux chefs d'entreprise une contrainte supplémentaire au quotidien.
Car au-delà de stocker les documents, il faut également les conserver de la bonne manière et pouvoir les retrouver et consulter facilement quand on en a besoin sans perdre de temps. Il faut également s’assurer de leur bonne conservation dans le temps, de vérifier quelles personnes y ont accès, de nettoyer régulièrement ces locaux.
Avec notre solution de stockage externalisée à Roncq à proximité de votre entreprise, vous déchargez votre personnel de toutes ces contraintes. Ils pourront alors se concentrer sur le cœur de leur travail.
