La checklist en 9 étapes pour une location de bureau réussie !

Pour enfin trouver les bureaux qui seront adaptés à vos besoins, il y a plusieurs étapes clés à prendre en compte. Voici une checklist en 9 étapes qui vous permettra de cibler au mieux votre recherche.

La première étape à prendre en compte si vous souhaitez déménager vos bureaux est de connaître vos conditions de départ dans votre bail actuel. Avez-vous un préavis ? Votre préavis doit-il être notifié en lettre recommandée, par acte d’huissier ?

Avant de vous lancer dans votre recherche de nouveaux bureaux à louer, vous devez définir clairement votre budget et les caractéristiques attendues.

Pour définir votre budget il faudra prendre en compte le montant du loyer et les charges : chauffage, eau, ménage, foncier, assurance…

Définir les caractéristiques recherchées dans vos futurs locaux : Localisation, surface, prestations… Il faudra évidemment que cela correspondre à votre budget.

Pour réussir votre projet, il est important de regarder fréquemment les offres disponibles sur le marché. Cela vous permettra de ne pas arriver trop tard sur une annonce intéressante mais également de connaître les prix pratiqués dans votre zone de recherche.

Il faut consulter tous les sites qui proposent de la location de bureau et pour mettre toute vos chances de votre côté, l’idée est de créer une alerte e-mail pour recevoir automatiquement les annonces correspondant à vos critères.

Si vous faites appel à un conseiller en immobilier, cela peut vous être d’une aide précieuse :

- Il étudiera avec vous si votre budget est cohérent face à votre zone de recherche

- Il pourra vous proposer des choses en avant-première avant même qu’il soit commercialisé

- Il pourra vous assister dans une possible négociation du bail

Attention, les services d’un conseiller peuvent rapidement être élevés.

Pour que votre visite de bureau soit optimisée et efficace, il faut pouvoir les préparer en amont avec votre check-list pour ne rien oublier !

- L’aspect et l’état des locaux

- Les prestations proposées (Fibre, type de chauffage, traitement des déchets, espace de stockage, salle de réunions…)

- Le quartier (Accessibilité de votre domicile, environnement…)

- Les parties communes

- Les conditions du bail (Attention à ne pas vous engager trop vite !)

Le mieux est de venir visiter à plusieurs afin d’avoir également des avis extérieurs ! N’hésitez pas à prendre le plus de photos possibles des locaux afin de pouvoir revenir tranquillement dessus à tête reposée suite à la visite afin de prendre votre décision.

Les pièces à fournir sont généralement les mêmes partout : (cela diffère en fonction du type de bail)

- Un extrait KBIS

- Pièce ID du/des gérants

- Un RIB

- Les trois derniers bilans et comptes de résultat

- Le bail commercial ou « bail 3/6/9 » : il est conclu pour 9 ans et résiliable par le locataire tous les 3 ans, en général avec un préavis de 6 mois.

- Le bail précaire : il est conclu pour une durée maximale de 3 ans. Les conditions de résiliation du bail sont librement aménageables par le locataire et le propriétaire.

Lors du déménagement et de votre installation dans vos nouveaux bureaux, la communication entre vous et vos salariés ainsi que leur implication est importante, c’est un gage de réussite pour réussir ce déménagement.

Pour pouvoir impliquer vos équipes dans votre déménagement, il faut :

- Les tenir informés sur l’avancée du déménagement et de son évolution étape par étape

- Organiser des visites des nouveaux locaux (Cela les impliquera plus dans le concret que sur des plans)

- Vous pouvez solliciter vos équipes pour l’aménagement des nouveaux bureaux et du site

- Comparez des devis de déménageurs (Quelques mois avant le déménagement de vos bureaux)

- Videz les locaux en amont : répertorier et trier votre mobilier, préparer et étiqueter les cartons, préparer les équipements informatiques

- Annoncez et communiquez votre nouvelle adresse et numéros de téléphone si changement (aux prestataires, clients, fournisseurs, URSSAF, centre des impôts, trésorerie principale, caisse de retraite, préfecture (changement d’immatriculation de la société et KBIS)

- Demandez à La Poste de rediriger votre courrier de votre ancienne adresse vers la nouvelle

Au sein de notre centre de self-stockage Nordbox, situé à Tourcoing au cœur de la métropole lilloise (10 minutes de Lille et de la frontière belge, à 2 minutes de Roncq et de Neuville en Ferrain), nous mettons à disposition de nos clients professionnels des bureaux entièrement refaits à neuf avec tout le confort nécessaire pour travailler seul ou en équipe: éclairage led, faux plafond isolé, parquet, chauffage basse consommation. Tout est inclus dans le loyer fixe mensuel et vous avez la possibilité de louer en complément de votre bureau un espace de stockage.

Nordbox est idéalement situé au cœur du parc d’activité du Ferrain à deux pas du grand centre commercial d’Auchan Roncq et de la Promenade de Flandre et à deux minutes de l’A22. Notre site regroupe à la fois des activités de stockage et de bureaux avec aujourd’hui une vingtaine de sociétés de tous secteurs implantés chez Nordbox.

Nous proposons ainsi des contrats de location flexibles et sans engagement de durée pour la location de bureaux à Tourcoing.

Vous aurez aussi la possibilité de louer un espace de stockage en plus, à proximité immédiate de votre bureau et de bénéficier de services complémentaires à la demande : réception de marchandises ou colis en votre absence, domiciliation d'adresse, location de salle de réunion...

Si vous êtes intéressé par la location d'un bureau ou d'un box de stockage, n'hésitez pas à nous contacter au : 03.74.09.82.23 ou à [email protected]

Notre accueil est ouvert du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00.