Conserver, ranger et entreposer ses archives dans un box de stockage

Pourquoi l’archivage des documents est essentiel pour une entreprise ?

Il est nécessaire pour toute société de se préoccuper de la conservation de ses documents papier importants. Bien archiver ses documents est en effet une obligation que les entreprises doivent respecter.

Mais tout d’abord, quand on parle d’archives, de quoi parle-t-on ?

Les archives concernent l’ensemble des documents produits ou reçus par une entreprise durant toute la durée de son activité. Elles doivent par conséquent être conservées : elles retracent toute l’activité économique et sociale de l’entreprise.

L’archivage de ces documents peut vite devenir complexe si certaines règles ne sont pas respectées notamment au niveau du rangement et du stockage. Quelle que soit la forme ou l’activité de l’entreprise, la gestion des archives est une nécessité, il ne faut pas la prendre à la légère, bien qu’elle repose sur des actions qui peuvent pourtant sembler simples au premier abord : ranger, classer, conserver !

L’archivage permet de conserver et de garder les documents de l’entreprise en bon état, de les retrouver facilement et de pouvoir les consulter ou les restituer à tout moment en cas de demande externe. Il est donc important de respecter la durée légale de conservation de ses archives et leur bonne conservation jusqu’à leur destruction.

Pour le stockage de vos archives, il est donc important de prendre 3 éléments en considération :

• Le traitement des documents : depuis leur création jusqu’à leur destruction

• Leur conservation dans de bonnes conditions afin d’éviter toute dégradation ou perte accidentelle de ses documents archivés pendant tout la durée légale de conservation

• Leur accessibilité : rendre les archives facilement accessibles et disponibles pour les consulter ou les restituer rapidement (notamment en cas de contrôle fiscal)

Les différentes durées légales de conservation

L’archivage doit prendre en compte les durées légales de conservation des documents afin de déterminer pendant combien de temps vous avez intérêt et surtout l’obligation de les conserver pour pouvoir, en cas de nécessité ou de contrôle, les présenter rapidement.

Mieux organiser la gestion de vos archives

En tant que professionnel, vous avez inévitablement des archives à conserver et celles-ci finissent par occuper une place très importante dans vos locaux.

Ces archives peuvent vous faire perdre de nombreux mètres carrés et parfois une pièce entière. Malheureusement, pour des raisons légales, vous êtes dans l’obligation de conserver vos documents archivés pendant plusieurs années.

Dans ce cas, la solution de stockage chez un prestataire externe peut s’avérer être la solution idéale. Stocker vos archives en dehors de vos locaux vous permettra de gagner de la place, d’être plus organisé dans la gestion de vos archives et d’optimiser l’espace disponible dans vos bureaux.

Stocker vos archives dans un endroit pratique et sûr

Vous êtes à la recherche d’un endroit pratique et sûr pour conserver et entreposer durablement vos archives ? Vous pouvez alors opter pour la location d’un box de stockage sécurisé dans un centre de self-stockage ! Cette solution vous permet de conserver vos archives en lieu sûr dans les conditions les plus optimales afin de les retrouver en bon état le jour où vous en aurez besoin.

En louant un box dans un centre de self-stockage sur la métropole lilloise, vous ferez le choix d’une solution de stockage pratique et sécurisée avec notamment un accès autonome et 7j/7 à vos archives en cas de besoin.

Chez Nordbox à Tourcoing, vous pourrez louer un espace de stockage individuel et sur mesure de 1 à 100 m² afin de profiter d’un archivage flexible, sécurisé et accessible à tout moment.

Nordbox est idéalement situé à Tourcoing au cœur de la métropole lilloise, à 10 minutes de Lille et de la frontière belge et à 2 minutes de Roncq et Neuville en Ferrain. Nos deux centres de self stockage se situent dans le parc d’activité du Ferrain à proximité directe du grand centre commercial d’Auchan Roncq et de la Promenade de Flandre et à deux minutes de l’A22. Nous proposons à la location des espaces de stockage individuels de toutes tailles mais également des bureaux pour répondre à tous les besoins de notre clientèle professionnelle. Nous comptons à ce jour une trentaine de sociétés de tous secteurs implantés chez Nordbox.

En optant pour la solution en garde-meuble pour vos archives, vous bénéficiez également d’une solution de stockage 100% flexible et modulable à tout moment. Les contrats de location de box sont flexibles et sans engagement de durée. Vous choisissez la taille de votre box de stockage parmi un large choix de box sans devoir déterminer à l’avance votre durée de location car votre contrat est sans engagement de durée. Vous pouvez ajouter, changer ou libérer votre box en fonction de vos besoins. Cette flexibilité représente un véritable atout : vous ne payez que ce dont vous avez besoin et vous utilisez. Si à l’avenir votre box de stockage devient trop petit ou trop grand pour le stockage de vos archives, votre contrat s’adapte à l’évolution de votre entreprise et vous pourrez alors changer de box de stockage pour une surface plus adaptée.

De plus, vos archives sont stockées en toute sécurité dans un centre de self-stockage 100% sécurisé équipe d’un dispositif de sécurité renforcée : vidéo-surveillance, alarmes anti-intrusion, accès sécurisé par badge ou code personnalisé, dispositif anti-incendie. La solution d’un box de stockage vous assure également d’un stockage sain et correctement ventilé pour conserver au mieux vos documents papiers pendant plusieurs années. Vos archives restent également accessibles à tout moment : vous accédez à votre garde-meuble quand vous le souhaitez ce qui vous garantit un accès pratique et rapide à vos archives en cas de besoin.

Si vous recherchez une location d’un box sur la métropole lilloise, vous pouvez demander un devis en quelques clics en ligne chez Nordbox et vous recevrez un devis immédiat par mail. Un simulateur de surface en ligne vous aide également à estimer au plus juste le volume de stockage dont vous avez besoin pour vos archives. Enfin, découvrez nos services complémentaires en plus de votre espace de stockage !

Nos services complémentaires chez Nordbox à Tourcoing :

En louant un box de stockage chez Nordbox, vous bénéficiez de nombreux services à la carte et non négligeables qui faciliteront le stockage et la gestion de vos archives :

- Mise à disposition de chariots et transpalettes en libre-service sur le site pour transporter faciliter vos archives jusqu’à votre box

- Navette de vos archives sur palettes sur la métropole Lilloise, depuis vos locaux jusqu’à nos centres de self-stockage à Tourcoing

- Transport et destruction d’archives (avec certificat de destruction) via notre prestataire de recyclage

- Mise à disposition d’étagères et racks de rangement pour optimiser au lieux le rangement de vos archives

- Location d’utilitaires sur place à l’accueil de notre centre actuel pour transporter vos archives vous-même

- Vente de cartons et matériel d’emballage à l’accueil de notre centre de self-stockage pour emballer et conserver au mieux vos archives

- Chargement et déchargement de vos archives sur palette et mise au box en votre absence

- Stockage en débord de vos palettes d’archives au sein de notre entrepôt de 1000 m² et prestations logistiques à la carte

Alors n’hésitez plus, de nombreux professionnels nous font déjà confiance pour le stockage de leurs archives !

Si vous êtes intéressé par la location d'un box de stockage, vous pouvez nous contacter au 03.74.09.82.23 ou à l’adresse mail : [email protected]

Notre accueil est ouvert du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00.