Comment bien stocker ses archives d’entreprise ?

Quelle est la différence entre le stockage et l'archivage ?

Bien que ces deux termes soient souvent utilisés de façon interchangeable, le stockage et l'archivage présentent en réalité quelques différences.

Le stockage, en premier lieu, vise à déposer des documents ou des objets dans un espace donné. Il s'agit donc d'une solution de conservation à court ou moyen terme, pour laquelle chacun est libre de s'organiser comme il le souhaite.

L'archivage est quant à lui un procédé un peu plus complexe, puisqu'il est défini par un cadre réglementaire. Les entreprises sont en effet tenues de conserver certains documents pendant une durée spécifique et doivent être en mesure de présenter ces documents lors d'éventuels contrôles menés par l'administration.

Pour ces raisons, il est donc important d'organiser les archives de façon méthodique, en mettant notamment en place un système de classement. Les conditions de conservation doivent également être adaptées afin de préserver l'intégrité des documents.

Pour des raisons pratiques, de nombreuses entreprises conservent leurs archives dans un local aménagé en interne. Mais si cette solution peut s'avérer utile au quotidien, il faut bien garder en tête que stocker n'est pas archiver.

Il ne s'agit donc pas simplement d'empiler des cartons dans une pièce vide : des travaux d'aménagement doivent être entrepris afin de respecter certaines normes spécifiques. Voici notamment quelques conditions à respecter :

• la température ambiante doit se situer entre 16°C et 20°C ;

• le taux d'humidité doit être compris entre 45 et 55% ;

• l'air doit être renouvelé régulièrement ;

• les documents doivent être rangés à l'abri de la lumière.

Par ailleurs, le local doit être exclusivement réservé aux archives de l'entreprise et, dans la mesure du possible, il est conseillé de limiter le nombre de personnes autorisées à y pénétrer.

Toutes ces précautions permettront de conserver les documents dans des conditions optimales afin d'éviter qu'ils ne se dégradent avec le temps.

Pour un archivage efficace et optimal, il est possible de confier les archives de votre entreprise à un prestataire spécialisé. Vous serez ainsi libéré de cette tâche souvent contraignante, ce qui vous permettra de vous recentrer sur le cœur de votre métier.

L'externalisation des archives présente de nombreux avantages. Au niveau financier, tout d'abord, cela vous permettra d'éviter les frais liés à l'aménagement d'un local ainsi que les achats de fournitures d'archivages. Vous pourrez par ailleurs gagner de la place au sein de vos locaux afin d'accroitre la rentabilité de votre activité.

Bien sûr, externaliser vos archives vous permettra également de conserver celles-ci de façon optimale. Vos documents seront placés dans des locaux parfaitement sécurisé et soumis à des normes strictes. Sans compter que le classement et l'inventaire des archives vous seront très utiles pour retrouver rapidement un document en cas de contrôle.

Afin de bénéficier de services de qualité, il est toutefois important de bien choisir votre tiers-archiveur : veillez notamment à sélectionner une société agréée par le Service interministériel des archives de France.

À la fois pratique et économique, le self-stockage s'avère très utile pour gérer les archives d'une entreprise en toute simplicité.

La location d'un box de stockage à Tourcoing ou à Roncq présente ainsi certains avantages : les box sont accessibles 7 jours sur 7, vous pouvez choisir l'espace et la durée de stockage et vos archives seront placées dans des locaux parfaitement sécurisés.

Mais encore une fois, il est important de bien choisir votre centre de self-stockage afin de garantir la bonne conservation de vos archives. Pour cela, portez notamment votre attention sur les points suivants :

• Les conditions de sécurité : veillez à ce que le centre dispose au minimum d'un système de vidéosurveillance, d'un dispositif de détection incendie, ainsi que d'alarmes anti-intrusion.

• Les conditions environnementales : renseignez-vous sur les dispositifs mis en place pour contrôler la propreté, la température et le niveau d'humidité dans chaque box.

• Les services proposés : certains centres proposent des services complémentaires qui pourront vous aider à mieux gérer vos archives (mise à disposition de chariots et d'étagères de rangement, aide pour le chargement et le déchargement…).

Très utile pour optimiser l'espace et réduire le volume des archives, la méthode TCA présente également l'avantage d'être compréhensible et facilement applicable.

La première étape consiste à trier vos documents en les regroupant dans différentes catégories : clients, banque, fournisseurs, personnel, etc.

Classez ensuite chaque famille de documents en utilisant la méthode la plus adaptée : classement alphabétique, chronologique ou thématique. Cela vous permettra de mettre la main rapidement sur les fichiers dont vous avez besoin en cas de contrôle.

Pour finir, il ne vous restera plus qu'à archiver vos documents dans un local dédié. Vous pouvez pour cela utiliser des classeurs, des boites d'archives ou encore des caisses de rangement.

Que vous utilisiez votre propre local ou un box de stockage, il est important de bien aménager l'espace afin de gagner en efficacité et en sécurité.

Commencez par choisir le rayonnage adéquat : celui-ci dépendra du volume de vos archives ainsi que de la façon dont elles sont rangées (caisses, classeurs ou dossiers). Préférez les étagères en acier, qui sont bien plus solides et durables que les modèles en bois.

Pensez ensuite à aménager des allées de circulation entre les étagères (environ 1 mètre de largeur) et à laisser de l'espace pour la circulation de l'air : 5 cm entre les murs et les rayonnages et 30 cm au niveau du plafond.

Pour finir, veillez à ne poser aucune boite d'archives au niveau du sol : vous préserverez ainsi vos documents en cas d'inondation ou d’humidité trop importante.